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Terms and conditions (conference)

 
    • 1 Geltungsbereich

    Die nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen („Bedingungen“) gelten ausschließlich für alle Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz- und Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen (im weiteren auch als „Flächen“ bezeichnet) zwischen BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs („BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs“) und dem jeweiligen Kunden („Kunde“), gemeinsam auch als „Parteien“ bezeichnet, sowie für alle damit zusammenhängenden Leistungen und Lieferungen durch das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH und seiner Lieferanten. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, sofern das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH sich nicht mit ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich einverstanden erklärt.

    • 2 Vertragsgegenstand
    1. Das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH räumt dem Kunden die Möglichkeit ein, die Fläche und darin befindliche Einrichtungsgegenstände im vertraglich vereinbarten Umfang, insbesondere für Konferenzen, Tagungen und sonstige – auch private – Veranstaltungen zu nutzen. Daneben bietet das BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs dem Kunden zusätzliche Leistungen und Dienste (z.B. Catering-Service) gegen Entgelt an.
    2. Sofern der Kunde für das Event Catering, Getränkelieferungen oder sonstige Verpflegung benötigt, wird der Kunde dies in der Regel über das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH beauftragen und entsprechende Leistungen ohne ausdrückliche Genehmigung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH weder selbst erbringen noch von Dritten beziehen.
    3. Liegen zwischen Vertragsschluss und dem vereinbarten Termin der Veranstaltung mehr als vier Monate, kann BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs aus berechtigtem Grund angemessene Preisänderungen vornehmen. Ein berechtigter Grund liegt insbesondere dann vor, wenn der vom BZ-Beraterzentrum & Service GmbH beauftragte Dienstleister (z.B. Catering- oder Getränke-Service) seine Preise bzw. Konditionen nach Abschluss des Vertrages zwischen dem BZ-Beraterzentrum & Service GmbH und dem Kunden ändert. In einem solchen Fall ist das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH berechtigt, die Vergütung entsprechend, d.h. im Umfang der für das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH höheren Kosten, zu erhöhen. Im selben Umfang ist das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH verpflichtet, Kostensenkungen an den Kunden weiterzugeben.
    4. Vertragsgegenstand ist die Nutzung der definierten Räume und Flächen der BZ-Beraterzentrum & Service GmbH zu den entsprechenden Zeiten. Dem Kunden wird der Zutritt 15 Minuten vor dem gebuchten Termin – für Aufbau- und Organisationsmaßnahmen – und 15 Min. nach dem gebuchten Zeitraum – zum verlassen der Räume – gewährt. Zeitliche Überschreitungen der Nutzung werden im Anschluss an die gebuchten Räume in Rechnung gestellt.
    5. Konkurrenzschutz wird nicht gewährt.
     
    • 3 Zahlungen, Rechnungsänderungen
    1. Soweit nichts Abweichendes mit dem Kunden vereinbart ist, ist die Vergütung innerhalb von vierzehn (14) Tagen ohne Abzug nach Erhalt der betreffenden Rechnung fällig. Das BZ-Beraterzentrum & Service GmbH ist berechtigt, eine angemessene Vorauszahlung zu vereinbaren sowie eine Kaution in doppelter Höhe des Rechnungsbetrages zu verlangen. Diese Regelung entfällt, sofern der Rechnungsbetrag bereits vor der Veranstaltungsdurchführung beglichen wird. Die Höhe und der Zahlungstermin werden durch Angebot, Rechnung oder Vertrag festgelegt.
    2. Kosten für Catering, Fingerfood, Getränke sowie Speisen und Getränke im Allgemeinen werden nach Verbrauch oder in einer Pauschale abgerechnet. Sofern der Betrag für Speisen und Getränke nicht in einer Pauschale mit dem Rechnungsbetrag abgedeckt ist, wird dem Mieter eine gesonderte Rechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch zugestellt. Dabei fallen folgende Kosten an. Kaffee, Tee je Kanne (auch angebrochene Kannen), Softdrinks, Mineralwasser, Säfte, Saftschorlen, Softdrinks, alkoholische Getränke: je 2,50 Euro Brutto. Konferenzgebäck-, Snacks je Gedeck / Platte 4,50 Euro.
    3. Die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH ist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 8 %-Punkte über dem Basiszinssatz zu berechnen; die Geltendmachung eines weiteren Schadenersatzes bleibt unberührt. Des Weiteren wird die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH im Falle einer Rückbelastung oder Rücklastschrift oder der Ablehnung einer Kreditkarte eine Gebühr in Höhe von EUR 20,00 zzgl. gesetzl. MwSt. pro Vorgang erheben. Bei der Einleitung eines Mahnverfahrens erhebt die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH ein Bearbeitungsentgelt von 15,00 Euro pro Mahnbescheid. Alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit einem Zahlungsverzug und einem damit zusammenhängenden Mahnverfahren entstehen, sind vom Kunden zu tragen.
    1. Änderungswünsche und Reklamationen des Kunden zu Rechnungen oder anderen Belegen (wie z.B. Gutschriften), die auf einen Fehler oder Versehen von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH zurückzuführen sind, sind immer kostenfrei. Änderungswünsche des Kunden, die nicht auf einen Fehler oder Versehen von BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs zurückzuführen sind (z.B. bezüglich des Rechnungs- und/oder Leistungsempfängers), sind bis zu 14 Tage ab Empfang des betreffenden Dokuments ebenfalls kostenfrei. Nach Ablauf der 14 Tage fällt bei Änderungswünschen des Kunden eine Bearbeitungsgebühr von EUR 20,00 zzgl. gesetzl. MwSt. pro Vorgang an.
    • 4 Haftung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs
    1. BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs haftet
    2. a) nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen, bei der Übernahme von Garantien, der schuldhaften Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie im Falle einer Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz;
    3. b) dem Grunde nach bei jeder schuldhaften Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (wobei der Begriff der wesentlichen Vertragspflicht abstrakt eine solche Pflicht bezeichnet, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die jeweils andere Partei regelmäßig vertrauen darf), wobei die Haftung bei Vermögens- und Sachschäden auf die Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens begrenzt ist.
    4. c) Die verschuldensunabhängige Haftung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH für anfängliche Mängel gemäß § 536a BGB wird ausgeschlossen.
    5. Eine weitergehende Haftung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs ist ausgeschlossen.
    • 5 Verhaltenspflichten des Kunden
    1. Der Kunde hat die überlassenen Flächen und die Allgemeinflächen sowie das darin befindliche Inventar – hierzu zählen insbesondere technische Einrichtungen – pfleglich zu behandeln. Etwaige Beschädigungen hat der Kunde BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs unverzüglich anzuzeigen. Der Kunde haftet für alle über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehenden Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungsgehilfen und Dritte, die auf Veranlassung des Kunden Allgemeinflächen und Fläche nutzen, verursacht werden.
    2. Der Kunde hat alle Handlungen zu unterlassen, die dem BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs Standort oder dem Inventar abträglich sein oder dem Ruf von BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs schaden könnten.
    3. Der Kunde ist für die von ihm in die Fläche mitgebrachten Gegenstände, Unterlagen und Daten verantwortlich. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial (insb. schwer entflammbare Stoffe) müssen zertifiziert sein.
    4. Im eigenen Interesse hat der Kunde mitgebrachte Gegenstände, insbesondere Wertsachen, sowie Unterlagen und Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs haftet insoweit nicht für Verlust, Diebstahl und Beschädigung dieser Gegenstände, Unterlagen oder Daten, soweit dies nicht auf ein grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen von BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs zurückzuführen ist. Vom Kunden mitgebrachte Gegenstände sind nicht über BZ-Beraterzentrum & Service GmbH versichert. Der Kunde wird ggf. selbst für eine entsprechende Versicherung sorgen, um Risiken hinsichtlich der Beschädigung der Gegenstände oder Betriebsunterbrechung abzusichern.
    5. Der Kunde haftet für Schäden, die durch Veranlassung des Kunden in die Fläche gelangte Dritte verursacht wurden.
    6. Der Kunde hat die überlassenen Flächen vor Zugriff durch Dritte sowie ihm überlassene Schlüssel und Zugangskarten vor Verlust und Diebstahl zu schützen. Schlüssel und Zugangskarten dürfen Dritten nicht übergeben oder zugänglich gemacht werden, wenn dies nicht vorher mit BZ-Beraterzentrum & Service GmbH vereinbart ist.
    7. Der Kunde hat sicherzustellen, dass die rechtlichen Anforderungen an die Durchführung der Veranstaltungen (z.B. etwaige einzuholende Genehmigungen, Anmeldungen, Abführen von Gebühren (z.B. für GEMA) etc.) erfüllt und dass bei Durchführung der Veranstaltung die gesetzlichen (insbesondere öffentlich-rechtlichen) Vorschriften eingehalten werden, und stellt bei schuldhaften Verstößen hiergegen BZ-Beraterzentrum & Service GmbH von allen Forderungen Dritter insoweit frei.
    8. Der Mieter verpflichtet sich vor Vertragsunterzeichnung Geschäfts-, Konferenz-, Besprechung- und Veranstaltungsinhalte gegenüber der BZ-Beraterzentrum & Service GmbH offenzulegen und über mögliche Risiken aufzuklären. Dies gilt besonders bei Buchungen mit religiöser oder politischer Motivation. Sollte der Mieter der Offenlegung nicht nachkommen oder unvollständige, verdeckte oder falsche Informationen angeben, hat die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH das Recht, sämtliche Verträge mit sofortiger Wirkung zu stornieren. In diesem Falle werden bei Verträgen mit Befristung die für die gesamte Laufzeit des Vertrags noch ausstehenden Vergütungen als Schadensersatz sofort fällig und zahlbar.

    9. Wenn nicht anderweitig vereinbart, stimmt der Kunde zu, dass sein Unternehmensname, Logo, und Schriftzug in der Referenzliste und den Medien der BZ-Beraterzentrum & Service GmbH genannt wird.

    • 6 Rücktritt, (Teil-)Stornierung und Vergütungsreduzierung
    1. Wird die Vorauszahlung auch nach Verstreichen einer von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH gesetzten angemessenen Nachfrist nicht geleistet, ist BZ-Beraterzentrum & Service GmbH zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
    2. Soweit der Kunde vor Beginn des Veranstaltungen unwiderruflich in Textform erklärt, die vertraglich vereinbarten Leistungen am vereinbarten Termin des Veranstaltungen nicht (Stornierung) oder bei einem mehrere Tage und/oder Räume umfassenden Event teilweise nicht in Anspruch zu nehmen (Teilstornierung), gewährt BZ-Beraterzentrum & Service GmbH dem Kunden eine Reduzierung der Vergütung nach Maßgabe der nachfolgenden Ziffern 3 und 4.
    3. Geht die Erklärung im Falle einer Stornierung BZ-Beraterzentrum & Service GmbH

    – bis zum 21. Arbeitstag (Montag-Freitag) vor dem vereinbarten Beginn der Veranstaltungen zu, zahlt der Kunde keine Vergütung;

    – bis zum 11. Arbeitstag vor dem vereinbarten Beginn der Veranstaltungen zu, zahlt der Kunde 50 % der vereinbarten Vergütung;

    – bis zum 6. Arbeitstag vor dem vereinbarten Beginn der Veranstaltungen zu, zahlt der Kunde 70 % der vereinbarten Vergütung.

    Bei einer später erfolgenden Stornierung wird die gesamte Vergütung berechnet.

    1. Im Falle einer Teilstornierung gilt Abs. 3 entsprechend für den oder die stornierten Räume und/oder Tage. Bei einer später erfolgenden Teilstornierung wird die gesamte Vergütung berechnet.
    2. Hat der Kunde bereits im Voraus geleistet, erstattet BZ-Beraterzentrum & Service GmbH infolge der Reduzierung zu viel gezahlte Beträge zurück. Dem Kunden ist bekannt, dass es sich bei der Vergütungsreduzierung um eine im Interesse des Kunden von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH eingeräumte Regelung handelt, für die keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

    Nach dem 6. Arbeitstag vor dem vereinbarten Beginn der Veranstaltungen erfolgt keine Vergütungsreduzierung mehr.

    1. BZ-Beraterzentrum & Service GmbH muss sich jedoch in jedem Fall den Wert der ersparten Aufwendungen sowie diejenigen Vorteile anrechnen lassen, die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH aus einer anderweitigen Verwertung des Gebrauchs erlangt.

    Die Stornierungskosten für bereits beauftragtes bzw. bestelltes Catering werden dem Auftraggeber mit 100% belastet.

    BZ-Beraterzenrum & Service GmbH ist berechtigt Sonderkonditionen mit dem Kunden zu vereinbaren. Dadurch entfallen die unter Punkt §6 1-6 benannten Regelungen.

    • 7 Anderweitige Zuweisung von Fläche, Nachberechnung

    Sofern der Kunde nicht bestimmte Fläche für eine feste Vergütung bucht, kann BZ-Beraterzentrum & Service GmbH auf Grundlage der angegebenen Teilnehmerzahl dem Kunden geeignete Flächen zuweisen. Reduziert sich die Teilnehmerzahl ist BZ-Beraterzentrum & Service GmbH berechtigt, dem Kunden andere Fläche unter Berücksichtigung der geänderten Teilnehmerzahl zuzuweisen.

    • 8 Beendigung des Vertrags
    1. Der Kunde ist verpflichtet, nach Beendigung des Vertrags die genutzten Flächen und Inventar in mangelfreiem und gebrauchsfähigem Zustand zurückzugeben. Sämtliche von ihm eingebrachte Gegenstände sind zu entfernen und der bei Übergabe der Fläche bestehende Zustand ist wieder herzustellen. Sichtbare Gebrauchsspuren und Beschädigungen an Böden, Bodenbelägen, Wänden oder Inventar wird BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs auf Kosten des Kunden zzgl. einer angemessenen Aufwandspauschale von 20% der für die Beseitigung entstehenden Kosten beseitigen; die Aufwandspauschale entfällt oder verringert sich, wenn der Kunde geringere Kosten nachweist. Der Kunde hat die entsprechenden Kosten innerhalb von zehn Tagen nach Übersendung der Rechnung durch BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs zu zahlen.
    2. BZ-Beraterzentrum & Service GmbHs kann zurückgelassene Gegenstände auf Kosten des Kunden einlagern, wenn sie nicht innerhalb von 24 Stunden nach Beendigung der Veranstaltungen entfernt werden. Nach 14 Tagen ist BZ-Beraterzentrum & Service GmbH befugt, die Gegenstände auf Kosten des Kunden zu verwerten bzw. zu entsorgen.
     
    • 9 Vorsteuerabzug

    Der Kunde ist verpflichtet, die Fläche ausschließlich für Umsätze zu verwenden, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Änderungen in der Art ihrer Tätigkeit, die umsatzsteuerlich relevant sind, bedürfen in jedem Fall der vorherigen schriftlichen Zustimmung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH. BZ-Beraterzentrum & Service GmbH kann seine Zustimmung davon abhängig machen, dass sich der Kunde verpflichtet, BZ-Beraterzentrum & Service GmbH jeden durch den Verlust des Vorsteuerabzuges entstehenden Schaden zu ersetzen. Auf entsprechende Anforderung von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH und/oder der Finanzverwaltung wird der Kunde die entsprechenden Nachweise erbringen. Sollte der Anteil der Ausschlussumsätze jetzt oder in Zukunft 5% überschreiten und insofern die Umsatzsteueroption entfallen, verpflichtet sich der Kunde, ab diesem Zeitpunkt die dann gültige Bruttoservicegrundgebühr ohne Ausweisung einer Umsatzsteuer zu zahlen.

    • 10 Aufrechnung, Zurückbehaltungsrecht, Minderung
    1. Gegenüber Zahlungsansprüchen von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH kann der Kunde nur aufrechnen, wenn die zur Aufrechnung gestellte Forderung des Kunden unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist. Gleiches gilt für die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechtes durch den Kunden.
    2. Der Kunde ist zu einer Minderung der Vergütung nur berechtigt, wenn die Minderung dem Grunde und der Höhe nach unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.
    3. Das Recht des Kunden, etwaige Ansprüche auf Rückzahlung minderungsbedingt überzahlter Vergütungen oder sonstige Ansprüche gegen BZ-Beraterzentrum & Service GmbH gesondert geltend zu machen, wird durch vorstehende Regelungen nicht berührt.
     
    • 11  Schriftformerfordernis

    Sämtliche Vereinbarungen und Erklärungen der Vertragsparteien (Vertragsergänzungen, -änderungen, -streichungen und -kündigungen etc.) bedürfen der Schriftform. Auch die Abbedingung der Schriftform bedarf der Schriftform.

    Etwaige Zusatzvereinbarungen und Nebenabreden sowie Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sind nur wirksam, wenn die BZ-Beraterzentrum & Service GmbH diese schriftlich bestätigt hat.

    • 12  Salvatorische Klausel

    Sollte eine Klausel in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Klauseln hiervon nicht berührt. Die unwirksame Klausel wird durch eine Klausel ersetzt, die den Interessen und dem Willen beider Vertragsparteien am nächsten kommt.

    • 13  Erfüllungsort und Gerichtsstand

    Erfüllungsort für alle Pflichten aus dem Vertrag ist das Beraterzentrum Hamburg von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH.

    Gerichtsstand für sämtliche Rechtsstreitigkeiten hinsichtlich Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag ist der Ort, an dem die Serviceleitungen erbracht werden.

    • 13  Erfüllungsort und Gerichtsstand

    Erfüllungsort für alle Pflichten aus dem Vertrag ist das Beraterzentrum Hamburg von BZ-Beraterzentrum & Service GmbH.

    Gerichtsstand für sämtliche Rechtsstreitigkeiten hinsichtlich Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag ist der Ort, an dem die Serviceleitungen erbracht werden.

    Hamburg,  November 2018